Krajowy System e-Faktur - od kiedy będzie obowiązkowy?
Przedsiębiorcy i biura rachunkowe już od dłuższego czasu przygotowują się na wdrożenie rewolucji w wystawianiu faktur. KSeF - od kiedy faktury elektroniczne? Obowiązek fakturowania w systemie nie został wycofany i będzie on wdrożony od 2026 roku. KSeF ma stać się obowiązkowy od 1 kwietnia 2026 dla wszystkich podmiotów i od 1 lutego 2026 dla dużych podmiotów z obrotami w poprzednim roku powyżej 200 mln złotych. Spore znaczenie ma zaproponowany w listopadzie 2024 roku projekt ustawy o podatku od towarów i usług i zmiana w tej ustawie oraz niektórych innych ustawach. Ministerstwo Finansów zawarło w projekcie ustawy następujące kwestie:
- Wystawianie faktur na rejestrujących kasach jedynie do 31 lipca 2026 roku
- Tryb offline dla podatników do 31 grudnia 2026 roku
- Brak obowiązkowego wskazywania numeru KSeF przy realizacji zapłaty za fakturę do 31 lipca 2026 roku
- Dobrowolne wystawianie faktur w systemie dla prywatnych osób
- Odroczenie obowiązku stosowania KSeF dla mikroprzedsiębiorców
- Możliwość dołączania załączników do e-faktur
- Obowiązek wskazywania na fakturze NIP jednostki podległej JST
- Instalacja certyfikatów do kodów QR jeszcze przed wprowadzeniem obowiązku użytkowania KSeF
Więcej cennych informacji na temat Krajowego Systemu e-Faktur znajdziemy na portalu Poradnik Przedsiębiorcy.
Zalety Krajowego Systemu e-Faktur
Aktualnie przedsiębiorcy mogą dobrowolnie korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur w swojej działalności. Mogą zatem zadecydować, czy już teraz chcą użytkować taki program w firmie. Co ciekawe, rząd przygotował bonusy mające zachęcić do korzystania z KSeF. Na jakie korzyści możemy liczyć? Przede wszystkim proponowane jest zwolnienie z obowiązku przekazywania plików JPK_FA na żądanie urzędu, zwolnienie z obowiązku archiwizowania i przechowywania faktur (to zadanie należy do KSeF), bezpieczeństwo interpretacyjne (istnieje jednolity format e-faktury dla każdego), skrócenie czasu oczekiwania na zwrot podatku (zamiast 60 dni jest to 40 dni). Co jeszcze warto docenić? Nie zapominajmy o możliwości pobierania kosztowych faktur z programu bez konieczności posiadania papierowych dokumentów. Atutem jest też większy poziom automatyzacji procesów księgowania i fakturowania, co z kolei przekłada się na skrócenie czasu na formalności podczas rozliczeń i zmniejszenie podatności na popełnianie błędów. Zastosowanie jednolitego krajowego systemu do fakturowania pozwoli fiskusowi otrzymywać na bieżąco informacje o dokonywanych transakcjach sprzedaży i zakupu, co z kolei ułatwi i przyspieszy kontrole na gruncie VAT. Dzięki temu dojdzie do zwiększenia dochodów budżetu państwa i uszczelnienia podatku VAT.
Liczne grono przedsiębiorców korzysta obecnie z OCR - są to systemy odczytujące dane z obrazu faktury. Jednakże nawet najlepsze systemy tego typu mogą się mylić i wymagają dokładnego sprawdzania informacji na fakturze. Znacznie przyspieszają one procesy księgowania, jednak nie są doskonałe. Krajowy System e-Faktur może nas przybliżyć do doskonałości, wprowadzając jeden ustandaryzowany format faktury strukturalnej. To oznacza, że każdy dokument ma ujęte takie same dane w formacie przygotowanym przez KSeF. Możemy zatem liczyć na jeszcze większe usprawnienie procesu rozliczania faktur i skupiać się na merytorycznych aspektach, a nie na problemach związanych z błędnym odczytaniem numerów faktury przez OCR.
Przystąpienie do Krajowego Systemu e-Faktur jest dobrowolne, jednak ma się to zmienić od 2026 roku. Jest to nowoczesny program komputerowy, który stanowi znaczne ułatwienie w codziennej pracy przedsiębiorców. Nic więc dziwnego, że już teraz korzysta z niego coraz więcej osób.
