Dzieje naszego kraju, od rozbiorów, przez pierwszą oraz drugą wojnę światową, zmiany granic państwa, migracje ludności, a także czasy minionego ustroju często prowadziły do zaniku pamięci o naszych przodkach. Zazwyczaj większość z nas jest w stanie przypomnieć sobie imiona bądź nazwisko swoich dziadków oraz pradziadków, jednak sięgnięcie dalej wstecz w naszej rodzinnej genealogii jest już problematyczne. Ostatnio możemy zaobserwować pewien trend wskazujący, że coraz częściej poszukujemy swoich korzeni. Pomagają w tym rozmaite fora dyskusyjne w mediach społecznościowych oraz aplikacje, które można ściągnąć na smartfon. W poszukiwaniach informacji o przodkach najpierw kontaktujemy się z najstarszymi członkami rodziny, którzy z reguły są w stanie naprowadzić nas jakiś trop dotyczący tego skąd pochodzili rodzice i dziadkowie naszych dziadków, często nawet dysponują zdjęciami. Kiedy te "rodzinne" źródła informacji zostaną wyczerpane kierujemy się do ksiąg parafialnych oraz lokalnego Urzędu Stanu Cywilnego. Zastanawialiśmy się, czy przechowywane dokumenty są należycie zabezpieczone? W lutym bieżącego roku w Krakowie doszło do pożaru. Dokumenty archiwalne w większości uległy spaleniu. Okazało się, że nie były one zdigitalizowane, czyli wprowadzone do pamięci komputera. Czy włocławski Urząd Stanu Cywilnego digitalizuje dokumenty, bądź zabezpiecza je w inny sposób?
"W Urzędzie Stanu Cywilnego we Włocławku nie prowadzi się digitalizacji dokumentów, jednak treść poszczególnych aktów urodzeń, małżeństw i zgonów jest przepisywana do systemu teleinformatycznego. W ten sposób tworzy się w systemie teleinformatycznym zbiór aktów z bieżącej rejestracji jak i aktów sporządzonych w ostatnich 100 latach dla aktów urodzeń i z 80 ostatnich lat dla małżeństw i zgonów. Od marca 2015 roku, kiedy zaczęła się praca w Systemie Rejestrów Państwowych, w naszym USC przeniesiono treść około 30 procent aktów papierowych do systemu teleinformatycznego. Takie "przenoszenie" treści odbywa się zazwyczaj przy okazji załatwiania jakiejkolwiek sprawy w USC - np. przy rejestracji urodzenia dziecka dokonuje się przeniesienia aktów małżeństw lub urodzeń rodziców." - czytamy w komunikacie Urzędu Miasta Włocławek
Okres przechowywania dokumentacji w Urzędzie Stanu Cywilnego to 100 lat dla aktów urodzeń i 80 lat dla aktów zgonu i małżeństw. Po upływie tego czasu dokumentacja przekazywana jest do Archiwum Państwowego w Toruniu Oddział we Włocławku i są tam one przechowywane wieczyście. Dowiedzieliśmy się, że wszystkie dokumenty do 1910 r. zostały zdigitalizowane, natomiast większość późniejszych jeszcze nie.
Zgodnie z Rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. lokal, w których znajduje się archiwum musi być należycie zabezpieczone. Musi być umieszczony w miejscu niezalewowym i znajdować się na parterze, ewentualnie pierwszym piętrze budynku. Lokal powinien być zabezpieczony alarmem przeciwpożarowym, automatycznym systemem gaszenia lub ręcznego systemu gaszenia. W placówkach znajdujących się na terenie Włocławka mamy tez do czynienia z monitoringiem pożarowym. Dokumenty gromadzone w archiwach na terenie naszego systematycznie przenoszone są do ich cyfrowych odpowiedników. Dzięki temu rośnie szansa, że nie zostaną one utracone na wypadek nieszczęścia, takiego jakie miało miejsce w Krakowie.
Napisz komentarz
Komentarze